Dai dati alle decisioni: cosa significa davvero digitalizzare la gestione di un hotel
Quante informazioni produce un hotel in una sola giornata?
Prenotazioni e cancellazioni. Camere occupate. Consumi del ristorante. Turni del personale. Scorte. Richieste degli ospiti. Costi. Eventi.
Il problema, spesso, non è avere pochi dati.
È riuscire a collegarli e trasformarli in informazioni utili per decidere cosa fare.
È uno dei temi approfonditi nella cover story che Albergo Magazine ha dedicato alla digitalizzazione nell’hotellerie attraverso un’intervista a Jan Vlasák, Direttore del Bonfanti Design Hotel e Owner & CEO di Easy System Control.
Da informazioni separate a una visione della struttura
Un hotel è composto da reparti diversi, ma funziona come un unico sistema.
Una variazione dell’occupazione può modificare il lavoro dell’housekeeping, le quantità necessarie in cucina, l’organizzazione del personale e l’utilizzo delle forniture.
Quando queste informazioni rimangono distribuite tra strumenti differenti, diventa più difficile comprenderne le relazioni.
Nell’intervista, Vlasák racconta che proprio questa frammentazione è stata una delle esigenze che hanno portato allo sviluppo di ESC: creare un sistema capace di raccogliere informazioni provenienti da diverse aree della struttura e renderle leggibili insieme.
Ma raccogliere dati è soltanto il primo passaggio.
Sapere cosa è successo o prepararsi a ciò che succederà?
Uno degli aspetti più interessanti approfonditi da Albergo Magazine riguarda l’utilizzo congiunto di dati attuali e dati storici.
Conoscere l’occupazione di oggi è utile.
Confrontarla con prenotazioni, cancellazioni e andamento dei periodi precedenti permette però di iniziare a ragionare su ciò che potrebbe accadere nei giorni successivi.
Lo stesso vale per altri ambiti.
Lo storico dei consumi può aiutare a pianificare le necessità della ristorazione. I dati relativi al personale possono essere messi in relazione con occupazione ed eventi. Le informazioni sulle forniture possono supportare una gestione più precisa delle scorte.
La digitalizzazione, vista in questo modo, non serve soltanto a registrare ciò che accade.
Può aiutare l’hotel a prepararsi meglio a ciò che deve accadere.
Il dato diventa utile quando cambia una decisione
Avere una dashboard piena di numeri non significa necessariamente conoscere meglio il proprio hotel.
La domanda importante è un’altra: quali decisioni possiamo prendere meglio grazie a quelle informazioni?
Quanto personale sarà necessario?
Quanto dobbiamo acquistare?
Quali consumi stanno cambiando?
Dove si sta verificando uno scostamento rispetto a ciò che ci aspettavamo?
Quali risorse dovranno essere disponibili nei prossimi giorni?
È in questo passaggio che il dato smette di essere semplicemente qualcosa da registrare e diventa uno strumento di gestione.
L’intervista mostra questa logica attraverso diversi esempi applicativi di ESC, dall’occupazione ai consumi, fino alla gestione delle risorse e alla stagionalità.
Prima della tecnologia viene la domanda giusta
C’è però un aspetto che vale anche al di fuori di ESC.
Non tutte le informazioni disponibili in hotel sono necessariamente utili e non tutte le strutture hanno bisogno di monitorare le stesse cose.
Per una struttura la priorità può essere comprendere meglio i consumi. Per un’altra organizzare il personale. Per un’altra ancora individuare inefficienze nei processi interni.
Per questo ESC Agency parte dall’analisi della struttura e delle sue criticità, prima ancora dalla scelta degli strumenti.
La tecnologia può raccogliere, collegare ed elaborare una quantità enorme di informazioni.
Ma prima bisogna sapere quali domande vogliamo porre a quei dati.
Albergo Magazine approfondisce questi temi nell’intervista a Jan Vlasák dedicata alla digitalizzazione della gestione alberghiera e allo sviluppo di ESC.