Od údajov k rozhodnutiam: čo skutočne znamená digitalizovať riadenie hotela
Koľko informácií vytvorí hotel za jediný deň?
Rezervácie a zrušenia rezervácií. Obsadené izby. Spotreba v reštaurácii. Pracovné zmeny zamestnancov. Zásoby. Požiadavky hostí. Náklady. Podujatia.
Problémom často nie je nedostatok údajov.
Problémom je dokázať ich prepojiť a premeniť na užitočné informácie, ktoré pomáhajú pri rozhodovaní.
Je to jedna z tém, ktorým sa venuje titulný článok časopisu Albergo Magazine o digitalizácii v hotelierstve prostredníctvom rozhovoru s Janom Vlasákom, riaditeľom hotela Bonfanti Design Hotel a Owner & CEO spoločnosti Easy System Control.
Od oddelených informácií ku komplexnému pohľadu na hotel
Hotel sa skladá z rôznych oddelení, ale funguje ako jeden systém.
Zmena obsadenosti môže ovplyvniť prácu housekeepingu, množstvá potrebné v kuchyni, organizáciu personálu aj využívanie zásob.
Ak tieto informácie zostávajú rozdelené medzi rôzne nástroje, je ťažšie pochopiť vzťahy medzi nimi.
V rozhovore Vlasák vysvetľuje, že práve táto fragmentácia bola jednou z potrieb, ktoré viedli k vývoju ESC: vytvoriť systém schopný zhromažďovať informácie z rôznych oblastí hotela a umožniť ich spoločné zobrazenie a vyhodnotenie.
Zhromažďovanie údajov je však iba prvým krokom.
Vedieť, čo sa stalo, alebo sa pripraviť na to, čo príde?
Jedným z najzaujímavejších aspektov, ktorým sa Albergo Magazine venuje, je spoločné využívanie aktuálnych a historických údajov.
Poznať dnešnú obsadenosť je užitočné.
Porovnať ju s rezerváciami, zrušenými rezerváciami a vývojom v predchádzajúcich obdobiach však umožňuje začať uvažovať o tom, čo by sa mohlo diať v nasledujúcich dňoch.
To isté platí aj pre ďalšie oblasti.
Historické údaje o spotrebe môžu pomôcť pri plánovaní potrieb gastronómie. Údaje o personáli možno prepojiť s obsadenosťou a podujatiami. Informácie o zásobovaní môžu podporiť presnejšie riadenie zásob.
Digitalizácia z tohto pohľadu neslúži iba na zaznamenávanie toho, čo sa deje.
Môže hotelu pomôcť lepšie sa pripraviť na to, čo bude potrebné urobiť.
Údaje sa stávajú užitočnými vtedy, keď ovplyvnia rozhodnutie
Dashboard plný čísel nemusí automaticky znamenať, že svoj hotel poznáme lepšie.
Dôležitá otázka je iná: ktoré rozhodnutia môžeme vďaka týmto informáciám robiť lepšie?
Koľko zamestnancov bude potrebných?
Koľko toho musíme nakúpiť?
Ktoré vzorce spotreby sa menia?
Kde dochádza k odchýlke od toho, čo sme očakávali?
Aké zdroje budú musieť byť k dispozícii v nasledujúcich dňoch?
Práve v tomto momente údaje prestávajú byť iba niečím, čo treba zaznamenávať, a stávajú sa nástrojom riadenia.
Rozhovor ukazuje túto logiku prostredníctvom viacerých praktických príkladov využitia ESC – od obsadenosti a spotreby až po riadenie zdrojov a sezónnosť.
Pred technológiou prichádza správna otázka
Existuje však jeden aspekt, ktorý platí aj mimo samotného ESC.
Nie všetky informácie dostupné v hoteli sú nevyhnutne užitočné a nie každý hotel potrebuje sledovať rovnaké veci.
Pre jeden hotel môže byť prioritou lepšie porozumieť spotrebe. Pre iný organizácia personálu. Pre ďalší identifikácia neefektívností vo vnútorných procesoch.
Preto ESC Agency začína analýzou hotela a jeho kritických oblastí, ešte pred samotným výberom nástrojov.
Technológia dokáže zhromažďovať, prepájať a spracovávať obrovské množstvo informácií.
Najskôr však musíme vedieť, aké otázky chceme týmto údajom položiť.
Albergo Magazine sa týmto témam podrobnejšie venuje v rozhovore s Janom Vlasákom o digitalizácii hotelového manažmentu a vývoji ESC.