Von Daten zu Entscheidungen: Was die Digitalisierung des Hotelmanagements wirklich bedeutet
Wie viele Informationen entstehen in einem Hotel an nur einem einzigen Tag?
Buchungen und Stornierungen. Belegte Zimmer. Verbrauch im Restaurant. Personalschichten. Lagerbestände. Gästewünsche. Kosten. Veranstaltungen.
Das Problem besteht häufig nicht darin, dass zu wenige Daten vorhanden sind.
Die Herausforderung besteht darin, diese miteinander zu verknüpfen und in nützliche Informationen für Entscheidungen umzuwandeln.
Dies ist eines der Themen der Cover Story, die Albergo Magazine der Digitalisierung in der Hotellerie gewidmet hat. Im Mittelpunkt steht ein Interview mit Jan Vlasák, Direktor des Bonfanti Design Hotels sowie Owner & CEO von Easy System Control.
Von getrennten Informationen zu einem Gesamtbild des Hotels
Ein Hotel besteht aus verschiedenen Abteilungen, funktioniert jedoch als ein zusammenhängendes System.
Eine Veränderung der Auslastung kann sich auf den Arbeitsaufwand im Housekeeping, die benötigten Mengen in der Küche, die Personalorganisation und den Verbrauch von Materialien auswirken.
Wenn diese Informationen auf verschiedene Systeme verteilt bleiben, wird es schwieriger, die Zusammenhänge zwischen ihnen zu verstehen.
Im Interview erklärt Vlasák, dass genau diese Fragmentierung einer der Gründe für die Entwicklung von ESC war: Es sollte ein System entstehen, das Informationen aus verschiedenen Bereichen des Hotels zusammenführt und gemeinsam lesbar und auswertbar macht.
Doch das Sammeln von Daten ist nur der erste Schritt.
Wissen, was passiert ist, oder sich auf das vorbereiten, was kommt?
Einer der interessantesten Aspekte, die Albergo Magazine behandelt, ist die gemeinsame Nutzung von aktuellen und historischen Daten.
Die heutige Auslastung zu kennen, ist nützlich.
Sie jedoch mit Buchungen, Stornierungen und den Entwicklungen vergangener Zeiträume zu vergleichen, ermöglicht es, sich ein Bild davon zu machen, was in den kommenden Tagen geschehen könnte.
Dasselbe gilt für andere Bereiche.
Historische Verbrauchsdaten können bei der Planung des Bedarfs in der Gastronomie helfen. Personaldaten können mit Auslastung und Veranstaltungen in Beziehung gesetzt werden. Informationen über Lieferungen und Materialien können eine präzisere Lagerverwaltung unterstützen.
Aus dieser Perspektive dient die Digitalisierung nicht nur dazu, zu erfassen, was geschieht.
Sie kann einem Hotel dabei helfen, sich besser auf das vorzubereiten, was als Nächstes erforderlich sein wird.
Daten werden dann nützlich, wenn sie eine Entscheidung verändern
Ein Dashboard voller Zahlen bedeutet nicht automatisch, dass man sein Hotel besser versteht.
Die entscheidende Frage lautet vielmehr: Welche Entscheidungen können wir mithilfe dieser Informationen besser treffen?
Wie viel Personal wird benötigt?
Wie viel müssen wir einkaufen?
Welche Verbrauchsmuster verändern sich?
Wo gibt es Abweichungen von unseren Erwartungen?
Welche Ressourcen müssen in den kommenden Tagen verfügbar sein?
An diesem Punkt sind Daten nicht mehr nur etwas, das erfasst wird, sondern werden zu einem Instrument für das Management.
Das Interview veranschaulicht diese Logik anhand verschiedener praktischer Anwendungsbeispiele von ESC – von der Auslastung und dem Verbrauch bis hin zum Ressourcenmanagement und zur Saisonalität.
Vor der Technologie kommt die richtige Frage
Es gibt jedoch einen Aspekt, der auch über ESC hinaus von Bedeutung ist.
Nicht alle in einem Hotel verfügbaren Informationen sind zwangsläufig relevant, und nicht jedes Hotel muss dieselben Bereiche überwachen.
Für ein Hotel kann die Priorität darin liegen, den Verbrauch besser zu verstehen. Für ein anderes in der Organisation des Personals. Für ein weiteres darin, Ineffizienzen in internen Prozessen zu identifizieren.
Deshalb beginnt ESC Agency mit der Analyse des Hotels und seiner kritischen Bereiche, noch bevor die geeigneten Instrumente ausgewählt werden.
Technologie kann enorme Mengen an Informationen sammeln, miteinander verknüpfen und verarbeiten.
Doch zunächst müssen wir wissen, welche Fragen wir an diese Daten stellen wollen.
Albergo Magazine vertieft diese Themen im Interview mit Jan Vlasák über die Digitalisierung des Hotelmanagements und die Entwicklung von ESC.