Die unsichtbaren Kosten kleiner Ineffizienzen im Hotel

Fünf Minuten, um eine Information zu finden. Ein Telefonat, um zu überprüfen, ob eine Aufgabe erledigt wurde. Eine dringende Bestellung, weil ein Bestand früher als erwartet aufgebraucht ist. Eine Anfrage, die an die falsche Abteilung weitergegeben und anschließend erneut weitergeleitet wird.

Solche Situationen gehören zum Hotelalltag und erscheinen einzeln betrachtet kaum problematisch. Ihre Auswirkungen werden jedoch sichtbar, wenn sie sich täglich wiederholen und verschiedene Mitarbeiter und Abteilungen betreffen.

Genau hier entstehen einige der am schwersten zu erkennenden Kosten: Kosten, die nicht unbedingt als konkrete Ausgabenposition erscheinen, sondern daraus resultieren, wie Zeit genutzt und Tätigkeiten organisiert werden.

Wenn verlorene Zeit zu Kosten wird

Stellen wir uns vor, ein Mitarbeiter benötigt zehn Minuten, um herauszufinden, wer für eine bestimmte Anfrage zuständig ist. Die Kosten dieser zehn Minuten sind minimal.

Tritt dieselbe Situation jedoch mehrmals am Tag auf, betrifft verschiedene Mitarbeiter und wiederholt sich über Monate hinweg, sieht das Ergebnis anders aus.

Dasselbe gilt für viele andere Situationen: Informationen, die in Chats und Excel-Tabellen gesucht werden, doppelt ausgeführte Tätigkeiten, manuelle Kontrollen, Fehler, die korrigiert werden müssen, dringende Einkäufe oder Aufgaben, die unerledigt bleiben, weil die Zuständigkeit nicht klar definiert war.

Keiner dieser Fälle beeinträchtigt für sich genommen den Hotelbetrieb. In ihrer Summe können sie jedoch erhebliche Mengen an Zeit und Ressourcen beanspruchen.

Ineffizienzen befinden sich nicht immer dort, wo wir sie suchen

Bei der Analyse der Kosten eines Hotels ist es naheliegend, sich auf die offensichtlichsten Positionen zu konzentrieren: Personal, Rohstoffe, Energie, Verbrauchsmaterialien und Instandhaltung.

Ein Teil der wirtschaftlichen Effizienz hängt jedoch auch davon ab, wie die Tätigkeiten ausgeführt werden, die diese Kosten verursachen.

Zwei Hotels mit ähnlicher Größe und vergleichbarem Leistungsangebot können ihre Ressourcen sehr unterschiedlich einsetzen. In einem Hotel wird ein technisches Problem gemeldet, zugewiesen und anhand eines klar definierten Prozesses gelöst. Im anderen wird dieselbe Meldung über Telefonate und Nachrichten weitergegeben, bis sie schließlich die richtige Person erreicht.

Das Endergebnis kann identisch sein: Das Problem wird gelöst. Was sich unterscheidet, ist die Menge an Ressourcen, die dafür erforderlich war.

Und genau diese Art von Unterschied lässt sich nur schwer anhand rein wirtschaftlicher Daten erkennen.

Bevor man nach großen Einsparungen sucht, sollte man den Arbeitsalltag beobachten

Verbesserungsmöglichkeiten müssen nicht zwangsläufig aus großen Veränderungen entstehen.

Manchmal ist es sinnvoller, einen normalen Arbeitstag zu beobachten und festzustellen, wo Wartezeiten, manuelle Arbeitsschritte, wiederholte Kontrollen und Tätigkeiten entstehen, die mehr Zeit als nötig beanspruchen.

Warum muss ein Mitarbeiter nach einer Information fragen, die bereits verfügbar sein könnte? Warum muss die Erledigung einer Aufgabe telefonisch bestätigt werden? Warum werden manche Bestellungen plötzlich dringend? Warum wird dieselbe Information in mehrere Systeme eingegeben?

Diese Fragen mögen zunächst rein operativ erscheinen, können jedoch sehr konkrete wirtschaftliche Auswirkungen haben.

Sichtbar machen, was normalerweise nicht gemessen wird

Einer der Vorteile der Digitalisierung von Prozessen besteht darin, Tätigkeiten sichtbar zu machen, die ansonsten nur schwer nachvollziehbar wären.

Zeiten, Zuweisungen, Fristen, Abweichungen und die Häufigkeit bestimmter Tätigkeiten können einen anderen Blick auf die Funktionsweise des Hotels ermöglichen. Es geht also nicht nur darum, wie viel ausgegeben wird, sondern auch darum, wie die verfügbaren Ressourcen eingesetzt werden.

Aus dieser Perspektive arbeitet ESC Agency: Die Prozesse eines Hotels werden analysiert, um kritische Punkte, ineffiziente Abläufe und Verbesserungspotenziale zu identifizieren und anschließend die am besten geeigneten Instrumente für entsprechende Maßnahmen auszuwählen.

Denn eine kleine Ineffizienz mag unbedeutend erscheinen. Hunderte kleiner Ineffizienzen, die sich im Laufe eines Jahres wiederholen, deutlich weniger.

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Kontaktieren Sie uns für eine erste Analyse der Prozesse Ihres Hotels.