Skryté náklady malých neefektívností v hoteli
Päť minút na vyhľadanie informácie. Telefonát na overenie, či bola určitá úloha dokončená. Urgentná objednávka, pretože zásoby sa minuli skôr, ako sa očakávalo. Požiadavka odoslaná nesprávnemu oddeleniu a následne opätovne preposlaná.
Sú to bežné situácie v každodennej prevádzke hotela a jednotlivo len málokedy pôsobia ako problém. Ich skutočný vplyv sa ukáže vtedy, keď sa začnú opakovať každý deň a zapájajú rôznych zamestnancov a oddelenia.
Práve tu vzniká časť nákladov, ktoré je najťažšie identifikovať: náklady, ktoré nemusia nevyhnutne predstavovať konkrétnu výdavkovú položku, ale vznikajú v dôsledku spôsobu využívania času a organizácie jednotlivých činností.
Keď sa stratený čas stáva nákladom
Predstavme si, že zamestnanec strávi desať minút zisťovaním, kto má vybaviť určitú požiadavku. Náklady spojené s týmito desiatimi minútami sú minimálne.
Ak sa však rovnaká situácia opakuje niekoľkokrát počas dňa, týka sa viacerých zamestnancov a pokračuje celé mesiace, výsledok je už iný.
To isté platí pre mnohé ďalšie situácie: informácie vyhľadávané v chatoch a Excel tabuľkách, úlohy vykonané dvakrát, manuálne kontroly, chyby, ktoré je potrebné opraviť, urgentné nákupy alebo úlohy, ktoré zostali nedokončené, pretože nebolo jasné, kto za ne zodpovedá.
Žiadna z týchto situácií sama osebe nenaruší riadenie hotela. Ich súčet však môže spotrebovať značné množstvo času a zdrojov.
Neefektívnosti nie sú vždy tam, kde ich hľadáme
Pri analýze nákladov hotela je prirodzené sústrediť sa na najviditeľnejšie položky: personál, suroviny, energie, zásoby a údržbu.
Časť ekonomickej efektívnosti však závisí aj od toho, ako sa vykonávajú činnosti, ktoré tieto náklady vytvárajú.
Dva hotely s podobnou veľkosťou a službami môžu svoje zdroje využívať veľmi odlišne. V jednom hoteli sa technický problém nahlási, pridelí a vyrieši podľa jasne stanoveného procesu. V druhom rovnaké hlásenie prechádza cez telefonáty a správy, až kým sa nedostane k správnej osobe.
Konečný výsledok môže byť rovnaký: problém sa vyrieši. Rozdiel spočíva v tom, koľko zdrojov bolo potrebných na jeho vyriešenie.
A práve tento typ rozdielu je ťažké odhaliť iba prostredníctvom ekonomických údajov.
Pred hľadaním veľkých úspor sledujte, čo sa deje každý deň
Príležitosti na zlepšenie nemusia nevyhnutne vychádzať z veľkých zmien.
Niekedy je užitočnejšie pozorovať bežný pracovný deň a identifikovať, kde vzniká čakanie, manuálne kroky, opakované kontroly a činnosti, ktoré trvajú dlhšie, než je potrebné.
Prečo musí zamestnanec žiadať o informáciu, ktorá by už mohla byť k dispozícii? Prečo je potrebné dokončenie úlohy potvrdiť telefonicky? Prečo sa niektoré objednávky stávajú urgentnými? Prečo sa rovnaká informácia zadáva do viacerých nástrojov?
Na prvý pohľad ide o prevádzkové otázky, môžu však mať veľmi konkrétne ekonomické dôsledky.
Zviditeľniť to, čo sa bežne nemeria
Jednou z výhod digitalizácie procesov je možnosť zviditeľniť činnosti, ktoré by sa inak len ťažko spätne rekonštruovali.
Časy, pridelenie úloh, termíny, odchýlky a frekvencia určitých činností môžu ponúknuť iný pohľad na fungovanie hotela. Nejde teda iba o to, koľko sa míňa, ale aj o to, ako sa využívajú dostupné zdroje.
Z tejto perspektívy pracuje aj ESC Agency: analyzuje procesy hotela s cieľom identifikovať kritické miesta, neefektívne kroky a príležitosti na zlepšenie a následne vybrať najvhodnejšie nástroje na ich riešenie.
Pretože jedna malá neefektívnosť sa môže zdať zanedbateľná. Stovky malých neefektívností, ktoré sa opakujú počas celého roka, už oveľa menej.
Chcete zistiť, kde sa vo vašom hoteli skrývajú prevádzkové neefektívnosti?
Kontaktujte nás a dohodnite si úvodnú analýzu procesov vášho hotela.